Télétravail : dirigeants et salariés, gagnez en efficacité
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par Marie Mirebeau Chargée de missions webmarketing

Télétravail : dirigeants et salariés, gagnez en efficacité

Le travail à domicile ou télétravail est une pratique de plus en plus plébiscitée. Cette pratique répond à de nouveaux enjeux sociaux et sociétaux, et permet notamment de maintenir l’emploi des personnes en situation de fragilité, de répondre à la demande et aux besoins de certains salariés, de faire évoluer les modes de management ou encore de respecter davantage la planète en diminuant l’empreinte écologique de votre entreprise. Cependant, il faut garder à l’esprit que cette pratique ne s’improvise pas et qu’il est nécessaire de s’y préparer. Dirigeants ou salariés, organisez-vous en amont pour rester opérationnel et productif en toute circonstance.

Dans cet article, nous vous donnons les clefs pour réussir efficacement cette transition.

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Le télétravail : définition et chiffres clés

Qu’est-ce que le télétravail ?

Le télétravail est défini par l’article L. 1222-9 du Code du travail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. ».

L’ordonnance « Macron » n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, supprime la condition de «régularité», qui existait auparavant, dans le but de conférer un cadre légal au télétravail occasionnel.

Le recours au télétravail

Tout salarié d’entreprise peut être en situation de travail à domicile, soit dès son embauche ou plus tard. Cette pratique est généralement mise en place dans le cadre d’un accord collectif qu’employeur et salarié formalisent par tout moyen. Les deux parties sont à même de refuser ce mode d’organisation mais seul l’employeur doit motiver sa décision. Enfin, le recours au télétravail est considéré comme une solution efficace lorsque le bon fonctionnement de l’entreprise est en péril ou lorsque la santé et/ou la sécurité des salariés est menacée.

En effet, il est prévu qu’ « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés » (C. trav. art. L. 1222-9).

Chiffres-clés

Selon une étude réalisée par Makaloff Médéric Humanis en Février 2019*,  29% des salariés (contre 25% en 2017) et 30% des dirigeants (contre 26% en 2017) télétravaillent. La durée idéale est estimée à 6.7 jours par mois. Nombreuses sont les vertus qui lui sont attribuées : une plus grande autonomie et efficacité/productivité dans le travail, un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, une diminution de la fatigue dû au temps de transport. Cependant il faut garder à l’esprit que cette pratique n’est pas faite pour tout le monde.

Pour 92% de télétravailleurs, le domicile, synonyme de tentation et de déconcentration, reste le premier lieu de télétravail. De plus, seuls 6 télétravailleurs sur 10 disposent d’un espace dédié à leur domicile.

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Perceptions et enjeux du télétravail pour les dirigeants

Les avantages du télétravail pour les entreprises

Pour les entreprises, les avantages du télétravail sont nombreux, à commencer par la réduction des coûts. En diminuant vos espaces de travail, vous pourrez optimiser ou réduire vos charges immobilières.  Le télétravail permet également de faire baisser l’empreinte carbone de l’entreprise, en réduisant les trajets domicile-travail des employés notamment. Proposer le télétravail à vos salariés c’est aussi répondre à une réelle attente et ainsi satisfaire vos équipes. En prenant en compte leur besoin, vous valorisez votre image d’employeur et engagez davantage vos salariés (baisse de l’absentéisme, amélioration du dialogue sociale, gain de productivité…)

IT, outils de travail… Le matériel à prévoir pour garantir une bonne productivité 

L’entreprise doit fournir au télétravailleur tous les outils informatiques et bureautiques nécessaires à son activité (ordinateur portable, souris, téléphone …). Elle doit également s’assurer en amont que tous les logiciels sont accessibles à distance et que l’employé puisse y accéder facilement et de manière sécurisée. En effet, dans le cadre des dispositifs du RGPD, l’entreprise doit prévoir des mesures spécifiques et adaptées pour que ce mode d’organisation ne devienne pas le maillon faible de la protection des données.

 Confiance et communication comme facteur de réussite

Les freins à la mise en place du télétravail restent nombreux. Outre les difficultés de gestion et d’organisation c’est la confiance entre manager et salarié qui prédomine : est-ce que mon collaborateur est vraiment entrain de travailler ? 

Les managers doivent démontrer leur expertise pour gérer leurs collaborateurs à distance. Ainsi, chaque salarié travaillant à domicile doit être considéré comme tous les autres collaborateurs;  car même si l’employé n’est pas présent physiquement, ils accomplissent leur travail avec les mêmes méthodes.

Une communication transparente est donc la clé de la réussite. Instaurez des points téléphoniques avec vos équipes et posez leur les bonnes questions : quels sont les objectifs de la journée / semaine ? As-tu rencontré des difficultés sur un dossier ? ….

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Salariés, réunissez les facteurs de réussite

Quand on travaille à domicile, de nombreux éléments peuvent perturber notre concentration et rester concentré pour garder le même niveau d’exigence qu’au bureau n’est pas toujours chose aisée. Pour rester productif et efficace, il est important de poser un cadre et de suivre quelques règles.

Les 8 règles d’or à suivre 

1/ Préparez-vous comme si vous partiez travailler

Cela peut paraître idiot, mais il ne vous viendrait pas à l’esprit d’aller au bureau en pyjama. Lavez-vous, habillez-vous et prenez un petit-déjeuner pour vous sentir bien tout au long de la journée.

2/ Séparez vie personnelle et vie professionnelle

Posez une cadre avec votre entourage (conjoint.e, colocataire.s,…) en leur expliquant qu’il s’agit d’une journée de travail comme une autre et que vous n’êtes pas disponible pour vous consacrer à d’autres tâches. 

Quid des parents : comment gérer ses enfants ? 

Cette partie reste la plus musclée. Substituez le temps passé dans les transports avec celui passé à jouer avec eux. Si vos enfants sont en bas âge, pensez à éloigner votre bureau de leur salle de jeux. Imposez-leur des règles et adaptez vos réunions pendant les temps de repos de votre enfant. 

3/ Créez-vous un espace de travail

Déterminez l’environnement qui vous convient le mieux. Néanmoins, nous vous conseillons d’aménager un espace dédié et sobre pour éviter de confondre le temps personnel et le temps professionnel (exit le lit ou le canapé). Une pièce “bureau” dédiée est donc l’idéal. Au calme, vous serez également moins exposé aux risques de distractions. 

4/ Planifiez vos horaires

En planifiant votre temps, vous éviterez les journées de travail qui s’étendent à l’infini ou encore les réveils trop tardifs. Fixez-vous des horaires de travail précis avec un début et une fin et tirez un maximum de profit durant ce temps. 

5/ Définissez vos objectifs de la journée

Cette étape vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur les tâches que vous avez à effectuer. Elle peut être faite en autonomie ou lors d’un point téléphonique avec votre manager avant de commencer la journée.

6/ Communiquez avec vos collègues

Que ce soit par messagerie ou par téléphone, gardez contact avec vos collègues. Un “bonjour” sur un chat interne ou une question, “entourez-vous” de vos collègues. Partagez vos difficultés quotidiennes, vos idées, votre suivi sur un dossier… Ce point est d’autant plus important quand les périodes de télétravail sont longues. Organisez-vous en équipe et ne restez pas seul.

7/ Restez concentré

Le travail à domicile est un excellent moyen d’organiser sa journée différemment. Identifiez les moments où vous êtes le plus concentré et consacrez-les à vos tâches professionnelles. 

Pour être productif et optimiser ses capacités de concentration, il existe de nombreuses techniques. La méthode Pomodoro en est un exemple. Elle consiste à séquencer son travail en se concentrant sur une tâche pendant 25 min puis s’accorder 5 min de pause. Répétez l’opération 4 ou 5 fois avant de vous autoriser une plus grande pause de 15 min. 

8/ Faites des pauses

Au travail, les pauses se font naturellement. À la maison, n’oubliez pas de marquer ce temps. Se déconnecter est un important et vous aidera à vous recentrer. Prenez l’air, buvez un café, avancez sur vos tâches ménagères… 

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Les outils indispensables pour un télétravail efficace

Les outils de communication

Outre le téléphone, les messageries d’équipes telles que Slack offrent une grande flexibilité pour travailler de chez soi sans pour autant délaisser le travail collaboratif. Vous pouvez facilement échanger avec tous les collaborateurs, que ce soit en privé ou dans des espaces partagés dédiés. 

Les outils de gestion de projet

Les outils de gestion de tâches comme Trello ou Wrike vous permettent de connaître les tâches à effectuer durant la journée. Vos managers pourront suivre votre avancée sur un projet, vous assigner une tâche ou encore organiser tout ce dont vous avez besoin pour réaliser vos projets et vous coordonner avec le reste de l’équipe.

Les outils de gestion des documents

Les outils de gestion de documents comme Google Drive sont parfaits pour avoir accès aux documents de l’entreprise à distance. Ces outils performants vous permettent  de travailler simultanément sur un même fichier.

Les outils de conférence

Le mode d’organisation en télétravail oblige à changer les habitudes de travail et notamment les réunionites. La vidéoconférence reste un moyen efficace pour se réunir. Plusieurs outils existent comme Skype ou Zoom. Partage d’écran, co-annotations ou enregistrement, ces plateformes permettent de rester connectés. L’outil Canlendly est également parfait pour programmer vos rendez-vous. Vos collaborateurs peuvent choisir leurs créneaux en fonction de vos disponibilités. 

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Conclusion

Le télétravail est une pratique qui se généralise. Un regard croisé entre dirigeants et salariés, ainsi qu’une communication transparente entre les deux parties sont nécessaires pour une transition efficace.

Vous l’aurez également compris, ce mode d’organisation ne s’improvise pas. Prenez en compte chaque paramètre pour ne pas vous laisser dépasser et faites du télétravail une force pour votre entreprise !

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